Automatizovan upravni postupak u Fondu solidarnosti - koristi primene aplikacije za upravljanje dokumentima "Spider" u državnim institucijama

Kompanija MFC instalirala je u Fondu solidarnosti Republike Srbije - "Spider", rešenje za upravljanje dokumentima, čija je osnovna namena organizovanje arhive na lak i dostupan način.

Gostujući u emisiji TV Kursor, koja se emituje na TV B92, direktor ove institucije Jablan Obradović govorio je o koristima njihove primene sa stanovišta zaposlenih, kao i krajnjih korisnika.

- Fond solidarnosti je jedna od najmlađih državnih institucija. Osnovan je 2005. godine Zakonom o radu, a njegov osnovni zadatak je isplata dela potraživanja radnika čije su firme otišle u stečaj, tačnije bavi se pravima zaposlenih po osnovu stečaja. Fond solidarnosti se bavi Upravnim procesima koje podnose radnici - navodi on.

Klasično rešavanje ovih zahteva bi trajalo mnogo duže bez sistema za upravljanje dokumentima.

- "Spider" i modul e-arhiva koji smo na početku saradnje sa MFC-om implementirali u Fondu, prilagodili smo našim potrebama, dakle sve naše zahteve je uvažio kreator ove aplikacije i osnovna stvar nam je bila da imamo evidentirano u elektronskom obliku svu papirnu arhivu i građu i sve zahteve koji nama radnici dostavljaju, što nam je u startu dosta pomoglo. Na ovaj način bilo nam je omogućeno da imamo jasan pregled onoga što je u elektronskoj arhivi. Ubrzo smo shvatili da bi nam u cilju praćenja celokupnog toka Upravnog postupka koji se odvija u Fondu solidarnosti, bio neophodan modul koji će omogućiti praćenje životnog ciklusa od trenutka prijema zahteva do njegovog arhiviranja u modulu e-arhiva. Moram priznati da je razvojni tim MFC-a za godinu dana uspeo da "Spider" preprogramira i prilagodi našim potrebama . Sada mi u Fondu od prijema zahteva nekog radnika do njegovog arhiviranja i okončanja Upravnog postupka, sve korake imamo automatizovane. Zahvaljujući DocFlow modulu, služba Fonda solidarnosti je sada u mogućnosti da na mesečnom nivou obradi i u potpunosti završi 1.500 do 2.000 zahteva radnika - napominje Obradović.

Bitna stavka u radu Fonda solidarnosti je i transparentnost. Rukovodstvo ima potpuni uvid u stanje nekog predmeta i kod kog se pravnika isti nalazi. "Spider", takođe, pruža mogućnost lake kontrole od strane drugih državnih institucija, pa je mogućnost zloupotrebe svedena na minimum.

- Sami radnici podnosioci zahteva mogu da prate tok obrade zahteva i to svakodnevno. Upitom preko našeg sajta unose svoj broj i automatski dobijaju odgovor u kojoj fazi je njihov zahtev što se tiče rešavanja u Fondu solidarnosti. Mogu da istaknem da je saradnja naše institucije i kompanije MFC do sada bila izvanredna i nadam se da će se ovako nastaviti i ubuduće - istakao je Jablan Obradović.